Конспект лекций по дисциплине «организация и технология доу. О современных проблемах документационного обеспечения управления в российской федерации Зарубежный опыт документационного обеспечения управления

Жаропонижающие средства для детей назначаются педиатром. Но бывают ситуации неотложной помощи при лихорадке, когда ребенку нужно дать лекарство немедленно. Тогда родители берут на себя ответственность и применяют жаропонижающие препараты. Что разрешено давать детям грудного возраста? Чем можно сбить температуру у детей постарше? Какие лекарства самые безопасные?

Ключевые слова: Делопроизводство, Управление персоналом, Государственное и муниципальное управление, Основы сертификации и стандартизации.

Объектом исследования является анализ условий "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления". Предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования.

Целью исследования является изучение темы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" с точки зрения новейших отечественных и зарубежных исследований по сходной проблематике.

В процессе работы выполнялся теоретико-методологический анализ темы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления", в том числе исследовались теоретические аспекты изучения явления "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления", изучалась природа темы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

Далее проводилось исследование актуальности "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" в современных условиях с привлечением статистических данных и научных публикаций последних лет.

В результате исследования выявлены и количественно обоснованы конкретные пути решения проблемы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления", в том числе обозначены некоторые возможности решения проблемы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" и определены тенденции развития тематики "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

Степень внедрения - предложения и конкретные мероприятия опробованы в деятельности организации, послужившей базой для учебной практики.

Предложенные мероприятия с некоторой конкретизацией могут быть использованы в работе кадровых служб российских предприятий.

Реализация предлагаемых мер позволяет обеспечить более точное понимание природы и актуальных проблем "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

Обзор источников по теме "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления"

В списке литературы, использованной при подготовке данной работы, представлено 36 библиографических источников. Охарактеризуем некоторые из них:

Обозначенную проблему "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" рассматривает М. Ю. Рогожин в книге " ", изданной в 2009 году и содержащей 384 стр. Из описания книги можно сделать вывод, что

Также проблем регулирования современных вопросов по теме "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" касается М. Ю. Рогожин в монографии "Документационное обеспечение управления ". Данная книга была выпущена в издательстве "Проспект" в 2009 году, содержит 0 стр.

Универсальное учебно-практическое пособие дает ответы на все ключевые вопросы эффективной организации документационного обеспечения управления (ДОУ) деятельностью предприятия (организации, учреждения). Материал пособия изложен комплексно, на основе законодательства и нормативно-правовых актов по вопросам ДОУ. Главное место в пособии занимает рассмотрение вопросов управления документацией (документационного менеджмента) и документирования деятельности, в том числе службы ДОУ, службы персонала и бухгалтерии предприятия. Для руководителей предприятий, их заместителей по управлению, работников служб ДОУ, служб персонала и бухгалтерий, а также обучающихся по специальности 350800 "Документоведение и документационное обеспечение управления".

Ряд актуальных проблем был затронут в книге "Документационное обеспечение управления ". Р. Е. Булат определил актуальность и новизну этой темы в своем исследовании, опубликованном в 2012 году в издательстве "Бизнес-Пресс". В описании книги сказано следующее.

Содержание учебно-методического пособия соответствует учебной программе по дисциплине "Делопроизводство в кадровой службе", входящей в блок специальных дисциплин специальности 080505.65 "Управление персоналом", а также учебной программе по дисциплине "Документационное обеспечение управления персоналом", входящей в базовую часть профессионального цикла примерной основной образовательной программы высшего профессионального образования по направлению подготовки "Управление персоналом" - 080400, разработанной УМО вузов России по образованию в области менеджмента. Представленные в издании нормативные требования (в том числе вступившие в силу в 2012 г.) и методические рекомендации к документированию управленческой деятельности и внедрению системного подхода к документационному обеспечению управления современной организацией будут полезны как студентам, аспирантам и преподавателям, так и специалистам-практикам в области документирования управленческой деятельности.

Кроме того, при изучении темы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" были использованы такие периодические источники, как:

Зарубежный опыт правового регулирования публичных услуг. А.Ф. Васильева, "Журнал российского права", № 12, декабрь 2007.
Альтернативное разрешение коммерческих споров. Зарубежный опыт. Д. Столетова, "Кадровик. Кадровый менеджмент", № 10, октябрь 2007.
Проблема конкурентоспособности в управлении персоналом организации. В. Шаповалов, "Управление персоналом", № 18, сентябрь 2007.
1С:Предприятие 8 - опыт организации перехода. "БУХ.1С", № 9, сентябрь 2007.
Коллекторский бизнес продолжает набирать силу и опыт. И.Е. Смирнов, "Управление в кредитной организации", № 5, сентябрь-октябрь 2007.

Образец введения

Представленная работа посвящена теме "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

Проблема данного исследования носит актуальный характер в современных условиях. Об этом свидетельствует частое изучение поднятых вопросов.

Тема "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" изучается на стыке сразу нескольких взаимосвязанных дисциплин. Для современного состояния науки характерен переход к глобальному рассмотрению проблем тематики "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

Вопросам исследования посвящено множество работ. В основном материал, изложенный в учебной литературе, носит общий характер, а в многочисленных монографиях по данной тематике рассмотрены более узкие вопросы проблемы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления". Однако, требуется учет современных условий при исследовании проблематики обозначенной темы.

Высокая значимость и недостаточная практическая разработанность проблемы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" определяют несомненную новизну данного исследования.

Дальнейшее внимание к вопросу о проблеме "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" необходимо в целях более глубокого и обоснованного разрешения частных актуальных проблем тематики данного исследования.

Актуальность настоящей работы обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" в современной науке, с другой стороны, ее недостаточной разработанностью. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.

Результаты могут быть использованы для разработки методики анализа "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

Теоретическое значение изучения проблемы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" заключается в том, что избранная для рассмотрения проблематика находится на стыке сразу нескольких научных дисциплин.

Объектом данного исследования является анализ условий "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

При этом предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования.

Изучить теоретические аспекты и выявить природу "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".
Сказать об актуальности проблемы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" в современных условиях.
Изложить возможности решения тематики "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".
Обозначить тенденции развития тематики "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

Работа имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть, состоящую из 3 глав, заключение и библиографический список.

Во введении обоснована актуальность выбора темы, поставлены цель и задачи исследования, охарактеризованы методы исследования и источники информации.

Глава первая раскрывает общие вопросы, раскрываются исторические аспекты проблемы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления". Определяются основные понятия, обуславливается актуальность звучание вопросов "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

В главе второй более подробно рассмотрены содержание и современные проблемы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

Глава третья имеет практический характер и на основе отдельных данных делается анализ современного состояния, а также делается анализ перспектив и тенденций развития "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления".

По результатам исследования был вскрыт ряд проблем, имеющих отношение к рассматриваемой теме, и сделаны выводы о необходимости дальнейшего изучения/улучшения состояния вопроса.

Таким образом, актуальность данной проблемы определила выбор темы работы "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления", круг вопросов и логическую схему ее построения.

Теоретической и методологической основой проведения исследования явились законодательные акты, нормативные документы по теме работы.

Источниками информации для написания работы по теме "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления" послужили базовая учебная литература, фундаментальные теоретические труды крупнейших мыслителей в рассматриваемой области, результаты практических исследований видных отечественных и зарубежных авторов, статьи и обзоры в специализированных и периодических изданиях, посвященных тематике "Зарубежный опыт организации Документационного обеспечения управления", справочная литература, прочие актуальные источники информации.

Необходима ли сегодня реформа ДОУ на общегосударственном уровне? Отечественные традиции, мировой опыт, регулирование ДОУ в странах СНГ, практическая необходимость – все это свидетельствует в пользу обновления нормативной базы делопроизводства в Российской Федерации. Каковы перспективы реформирования делопроизводства в нашей стране?

Административная реформа, осуществляемая в нашей стране, направлена на совершенствование процессов государственного управления, повышение его эффективности. Неотъемлемой частью реформы станет и документационное обеспечение государственных органов различного уровня. Сегодня ДОУ служит и инструментом эффективного управления, и важнейшим коммуникативным средством во взаимоотношениях госструктур с населением страны, структурами гражданского общества, бизнесом.

На наш взгляд, в ходе реформы на общегосударственном уровне необходимо установить единые принципы унификации и стандартизации служб и технологий ДОУ, а также документации – для лучшего взаимодействия органов государственного управления. Особую значимость государственное регулирование в области документационного обеспечения приобретает в связи с применением электронных документов и средств электронных коммуникаций. Рост объемов информации и документации в органах власти выдвигает потребность в постоянном мониторинге и управлении этими процессами со стороны государства.

Отечественные традиции, мировой опыт, рекомендации Международного Совета архивов со всей очевидностью указывают на необходимость государственного регулирования управления документацией, а также разумного сокращения объемов документооборота в стране.

Упорядочением управленческой документации в России традиционно занималась государственная архивная служба.

Например, последнее Положение о Федеральной архивной службе России от 28.12.98 № 1562 включало следующую задачу: “развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации”.

Нормативная база по управлению документацией за рубежом

В качестве регулирующих актов используются международные акты, национальные законы, правительственные постановления, рекомендательные акты типа международных и национальных стандартов, договорные документы. В последнее десятилетие эти акты касаются преимущественно использования электронных документов и направлений их применения.

В США особую роль в формировании нормативной базы (управлении документацией) играет Национальное управление архивов и документации (NARA).

Согласно требованиям NARA, руководитель каждого федерального ведомства должен обеспечить управление электронными документами. Для этого следует:

назначить лицо, ответственное за применение внутриведомственной программы управления всей документацией – создаваемой, получаемой, используемой или хранящейся на электронных носителях;
интегрировать систему управления электронной документацией с другими документами и информационными ресурсами учреждения;
обеспечить соответствие системы управления документацией требованиям законодательства;
обучать пользователей, обновлять программную документацию, соблюдать установленные правила хранения документов, обеспечивать их соответствие действующим стандартам.

Представляет интерес Закон США “О сокращении работы с документами” (1980 г.), который по неизвестным причинам не находит отражения в отечественных разработках. Суть его заключается в создании отраслевых – ведомственных – центров информации, к которым должны обращаться любые организации при необходимости сбора каких-либо сведений, и только в том случае, если данные сведения в центрах информации отсутствуют, организации дается разрешение на самостоятельный сбор интересующей информации. Положения закона касаются информации на любых носителях.

В Великобритании действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. В официальном документе Великобритании “Модернизация государственного управления” всем государственным организациям поставлена цель – перейти на управление документацией при помощи электронных средств к 2004 г., при одновременном сохранении бумажных документов. Закон “О защите данных” (1998 г.) распространяется на документы на любых носителях.

Государственный архив Великобритании выпустил руководство, устанавливающее порядок применения этого закона при управлении документацией, и опубликовал стандарты, руководства и методики по управлению документацией на любых носителях в процессе их полного жизненного цикла – от создания до передачи на государственное хранение.

В 2002 г. Государственным архивом Великобритании были разработаны Функциональные требования к системам управления электронными документами. Британские фирмы – разработчики систем управления документацией, заинтересованные в том, чтобы их программные продукты были оценены на соответствие этим требованиям, проходят соответствующее тестирование в Национальном архиве.

В ФРГ в 2000 г. правительство приняло Общие правила работы федеральных министерств, в которых подробно представлены организационно-технологические процедуры обработки документов на бумажной основе и даны принципиальные указания по работе с электронными документами. Законодательство ФРГ наделило государственные архивные органы правом и обязанностью помогать правительственным учреждениям разного уровня в вопросах управления документацией.

Например, Закон “Об обеспечении сохранности и использовании архивных документов федерального уровня” (1988 г.) устанавливает, что федеральный архив консультирует высшие органы государственной власти, федеральные учреждения, объединения и суд в вопросах управления документацией.

В Финляндии, в соответствии с Законом об архивах (1981 г.) и постановлением О публичных архивах (1983 г.), Национальный архив и архивы провинций осуществляют руководство и инспекцию документов государственных учреждений. Национальный архив разработал и принял в форме правового акта Инструкцию по делопроизводству для государственных и иных учреждений.

Национальный архив Австралии согласно Закону об архивах (1983 г.) играет лидирующую роль в управлении документацией правительственных учреждений, выпускает основные нормативные разработки по управлению документацией и архивному делу.

В марте 1995 г. Национальный архив Австралии выпустил пособие “Управление электронными документами”. В 1996 г. в Австралии впервые в мире принят Национальный стандарт по управлению документами, в котором содержатся требования по работе с традиционными документами на бумажной основе и с современными электронными документами.

Таким образом, в развитых зарубежных странах действует нормативно-методическая база управления документацией, одно из ведущих мест в формировании которой принадлежит государственным архивным организациям.

Регулирование ДОУ в странах СНГ

Показательным является и опыт наших коллег из стран СНГ. Республика Беларусь – одно из первых государств, успешно разработавших и внедривших законодательную и нормативно-методическую базу управления всей документацией, включая электронную. Закон “Об информатизации” (1995 г.), Гражданский кодекс Республики Беларусь (1998 г.), Закон “Об электронном документе” (2000 г.), государственный стандарт СТБ 1221-2000 “Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения” являются важными государственными актами в сфере ДОУ.

Отметим Закон Республики Беларусь от 06.10.94 № 3277-XII “О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь”, в котором разработка и внедрение систем управления документацией, надзор за соблюдением законодательства по ведению делопроизводства возлагаются на органы управления архивной службой и ее учреждения.

На Украине принят Закон от 13.12.01 № 288-111 “О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях”. В законе постановлено уполномочить центральный орган исполнительной власти для работы в сфере архивного дела и делопроизводства. Данный орган осуществляет нормативно-правовое регулирование отношений в сфере архивного дела и делопроизводства, контролирует деятельность архивных учреждений и служб делопроизводства. Акты центрального органа исполнительной власти являются обязательными для органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций независимо от их подчиненности и формы собственности, а также для граждан.

В 2003 г. принят Закон Украины “Об электронных документах и электронном документообороте”. В 2004 г. утверждены Основные правила работы архивов Украины. В них установлены правовые основы управления архивным делом и делопроизводством со стороны государственных архивных органов.

Украинскими документоведами разработан проект закона о делопроизводстве (2003 г.).

С 1994 г. начал свою деятельность Украинский государственный научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения.

Постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97 № 1153 была утверждена Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах и других органах государственной власти.

В республике Казахстан принят Закон “О национальном архивном фонде и архивах Республики Казахстан” от 22.12.98 № 326-1.

Глава 5 этого закона “Государственное регулирование управления архивным делом” к вопросам регулирования относит: обеспечение единой государственной политики в архивном деле и документообразовании; разработку проектов и реализацию государственных программ развития архивного дела и ведения документации; развитие научно-исследовательской и научно-методической деятельности в области архивоведения и документоведения.

В законе также отмечается, что указания уполномоченного органа по вопросам ведения документации обязательны для исполнения всеми физическими и юридическими лицами.

Положение о Комитете по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан (утв. постановлением Правительства Республики Казахстан от 07.05.99 № 543) ставит задачу совершенствования государственной системы делопроизводства. Для реализации этой и других задач Комитет разрабатывает проекты нормативных актов, реализует программы развития делопроизводства, стимулирует научно-исследовательские и методические работы, а также проводит государственное инспектирование за соблюдением законодательства.

Комитетом по управлению архивами и документацией был издан приказ от 12.07.00 № 44 “О нормативно-правовой и научно-методической базе развития архивного дела”, утвердивший примерный план нормативно-правового и научно-методического обеспечения архивного дела на долгосрочную перспективу. План уже реализуется.

Так, Комитетом были разработаны Требования к оформлению организационно-распорядительных документов, Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан, Типовое положение об уполномоченном государственном органе по управлению архивами и документацией.

В Кыргызской Республике Законодательным собранием был принят Закон о Национальном архивном фонде Кыргызской Республики (1999 г.), который устанавливает и регулирует организационно-правовые и экономические основы комплектования, учета, хранения и использования документов Национального архивного фонда республики и управления документацией в республике.

Статья 25 Закона “Порядок ведения делопроизводства” устанавливает, что разработка нормативно-методических документов, регламентирующих организацию и ведение делопроизводства в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности, возлагается на республиканский орган управления архивным делом. Кроме того, все предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к работе с документами и их хранению.

Аналогичные права и обязанности присутствуют в соответствующих нормативных правовых актах некоторых других стран СНГ, регулирующих управление архивным делом и устанавливающих полномочия органов управления в области делопроизводства на государственном уровне.

Таким образом, анализ международного опыта показывает: первое – что управление документацией (ДОУ) является предметом правового регулирования и находится в фокусе внимания многих государств. Второе – как правило, эти задачи возлагаются на архивные органы.

Перспективы развития нормативной базы делопроизводства в России

России следовало бы обратить внимание на опыт зарубежных стран. Ведь сегодня, после осуществления административных преобразований, государственная функция управления документацией (ДОУ) впервые за последние три столетия выпала из поля зрения государства. Архивное агентство не может исполнять координирующие, контрольные, надзорные функции в сфере ДОУ. Другому государственному органу данная задача не поручена. Безусловно, такое положение негативно отразится на состоянии ДОУ страны.

В сложившихся условиях тормозится важная работа над проектом федерального закона “О документационном обеспечении управленческой деятельности”, разработка которого велась на протяжении последних лет. Реформирование государственных структур вызывает необходимость масштабной переработки накопленной нормативно-правовой и методической базы ДОУ.

Требуется, в частности, пересмотр нормативов по документационному обеспечению, действующих на межгосударственном, государственном и межотраслевом уровнях управления, с учетом проводимых в настоящее время работ по федеральной целевой программе “Электронная Россия (2002–2010 гг.)”, ряда международных соглашений и стандартов в области информационного обмена. При этом необходимо остановить бесконтрольный рост объемов документооборота.

Объем документации, образующейся в деятельности органов государственного управления, составляет ориентировочно 250 млрд листов документов ежегодно. При этом выборочными обследованиями аппарата государственного управления установлено, что ежегодно наблюдается прирост объемов документации на 8–15%.

Следует особо отметить возросший уровень компьютеризации органов государственного управления – это дополнительный фактор, который воздействует на состояние ДОУ.

Произведенная оценка прямых затрат на документирование управленческих действий показывает значительные колебания в суммах в зависимости от сферы и уровня органов государственного управления.

Стоимость документирования и обработки документов в пересчете на один документ в среднем составляет примерно 50 руб. В связи с этим сокращение видового состава документов путем унификации и стандартизации на 10% позволяет рассчитывать на получение прямого экономического эффекта за счет сокращения затрат на документирование и обработку документов. Экономия составляет порядка 12,5 млрд рублей.
Регламентация функций органов государственного управления и процедур их документационного обеспечения позволяет за счет снижения затрат времени на документирование и обработку документов (в среднем с 15–20 мин до 3–4 мин) получить экономию до 40–50% всего времени, затрачиваемого на документационные процессы. Это, в свою очередь, позволит получить прямой экономический эффект в размере не менее 2,5–3,0 млрд руб.

В настоящее время происходит перевод экономики России от преимущественно сырьевой в сторону расширения производства высокотехнологичной наукоемкой продукции, использующей наивысшие научно-технические достижения и интеллектуальный потенциал страны. В соответствии с ранее принятыми решениями Совета Безопасности (СБ) при Президенте РФ, основное внимание должно быть обращено на обеспечение конкурентоспособности отечественной продукции, особенно на внешнем рынке. Это требует соответствующего мировым стандартам документационно-информационного сопровождения продукции на всех стадиях жизненного цикла, что зафиксировано в Федеральном законе “О техническом регулировании” от 27.12.2002 № 184-ФЗ.

Комиссия по информационной безопасности СБ РФ в марте 2003 г., обратив внимание на проблему электронного документооборота, приняла решение о необходимости создания комплекса нормативно-правовых актов в этой сфере.

установление единых унифицированных правил и методов ДОУ в государственных структурах независимо от их ведомственной подчиненности;
мониторинг и контроль за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота;
научно-методическая работа в области документационного обеспечения и внедрение наиболее рациональных методов работы с документами в органах управления и государственных организациях;
централизованная разработка типовых регламентов для решения управленческих задач государственных организаций;
обеспечение сохранности документов в органах государственного управления, формирование документальных фондов как информационных ресурсов организаций, установление сроков хранения документов, а также соблюдение законодательно установленных положений о доступе к документам органов управления и организаций;
экспертиза программных и иных информационных средств, применяемых в органах власти и государственных организациях для электронных документационных коммуникаций;
профессиональная подготовка и повышение квалификации специалистов в области ДОУ.

Реализация указанных задач, составляющих основу управления документацией, позволит повысить уровень качества и профессионализма в социально-экономической сфере России и получить за счет совершенствования деятельности управленческого аппарата суммарный прямой экономический эффект в объеме 13,75–14,25 млрд рублей. И эффект, значительно больший, чем прямой, –косвенный экономический эффект, отражающийся в росте валового национального продукта и конкурентоспособности российских производителей.

Разумеется, что для решения вышеназванных задач необходим специальный государственный орган уровня федеральной службы. Лучше всего для этих целей подходит орган управления архивным делом, наделенный соответствующими полномочиями.

1. Автоматизация системы делопроизводства (на примере конкретной организации).

2. Анализ документационного и информационного обеспечения управления организации и разработка предложений по его совершенствованию (на конкретном примере).

3. Анализ документирования основной деятельности организации и направления ее совершенствования (на примере организаций любой организационно-правовой формы).

4. Анализ зарубежных стандартов, регламентирующих организацию и процессы управления документацией (можно в целом на примере конкретной страны, можно на примере конкретного зарубежного стандарта или группы стандартов конкретной страны).

5. Анализ критериев выбора и оценки современных автоматизированных систем ДОУ (можно на конкретном примере).

6. Анализ международных стандартов в сфере управления документами (можно в целом по системам международной стандартизации ИСО, МЭК и др., можно на примере конкретного международного стандарта или группы международных стандартов).

7. Анализ нормативных требований к документационному обеспечению прохождения государственной гражданской службы Российской Федерации.

8. Анализ нормативных требований к организации и документационному обеспечению прохождения государственной гражданской службы субъекта федерации (субъект по выбору).

9. Анализ организации документационного обеспечения деятельности коммерческой структуры и его совершенствование (на примере конкретной коммерческой структуры).

10. Анализ постановки документационного обеспечения деятельности учреждения, организации и направления его совершенствования (на примере конкретного государственного учреждения, организации).

11. Анализ рынка автоматизированных систем ДОУ (в России, либо за рубежом).

12. Анализ современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами.

13. Внутренняя регламентация организации делопроизводства в конкретной организации.

14. Вопросы документирования государственной службы российского казачества в нормативно-правовых актах Российской Федерации.

15. Вопросы документирования деятельности государственного аппарата в нормативно-правовых актах Российской Федерации.

16. Вопросы документирования деятельности органов местного самоуправления в нормативно-правовых актах Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

17. Вопросы документирования и работы с документами в законодательно-правовых актах Российской Федерации.

18. Вопросы документирования и работы с документами в нормативно-правовых актах Российской Федерации о государственной гражданской службе.

19. Вопросы документирования и работы с документами в нормативно-правовых актах Российской Федерации о государственной военной службе.

20. Вопросы документирования и работы с документами в нормативно-правовых актах Российской Федерации о государственной правоохранительной службе.

21. Вопросы документирования создания и деятельности акционерных обществ в нормативно-правовых актах Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

22. Вопросы организации работы с документами в государственном аппарате в нормативно-правовых актах Российской Федерации.

23. Вопросы организации работы с документами в органах местного самоуправления в нормативно-правовых актах Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

24. Документационное обеспечение деятельности общественных объединений (на конкретном примере).

25. Документационное обеспечение процедуры аттестации государственного гражданского служащего РФ или субъекта федерации - по нормативно-правовым актам РФ или субъекта.

26. Документационное обеспечение управления в органах государственной власти и управления (на примере конкретной организации).

27. Документационное обеспечение управленческой деятельности в условиях применения автоматизированной технологии (на примере конкретной организации).

28. Документирование деятельности кадровой службы и направления его совершенствования (на примере конкретной организации).

29. Документирование прохождения государственной службы (на примере конкретного государственного органа).

30. Законодательное и нормативное регулирование делопроизводственных процессов (в различные исторические периоды).

31. Законодательное и нормативное регулирование документирования кадровой деятельности.

32. Законодательно-нормативное регулирование управления документацией в странах Западной Европы и США (по выбору).

33. Зарождение, становление и развитие экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

34. Зарубежный опыт автоматизации управления документированной информацией.

35. Институт президентства Российской Федерации (субъекта федерации) и информационно-документационное обеспечение его деятельности.

36. Институт секретарства в государственном аппарате России XVIII – XIX вв.

37. Институт секретарства в государственном аппарате России XX – начала XXI вв.

38. Использование новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления (на конкретном примере).

39. Исследование вопросов создания «автоматизированной», «безбумажной» канцелярии (по отечественным и зарубежным публикациям).

40. Исследование организационно-правовых аспектов использования в управлении электронных документов.

41. Исследование технологических аспектов использования в управлении электронных документов.

42. Кадровая служба государственного органа и документирование прохождения государственной гражданской (правоохранительной, военной) службы Российской Федерации - по нормативно-правовым актам РФ.

43. Международная стандартизация в сфере управления документами (история вопроса, современное положение дел, эволюция процесса).

44. Международная стандартизация информационных процессов.

45. Место и роль классификаторов технико-экономической и социальной информации в документационном обеспечении управления (можно на примере организации).

46. Методика выбора автоматизированной системы ДОУ для организации (на конкретном примере).

47. Методология информационного менеджмента как инструмент построения информационно-документационной системы организации.

48. Нормативно-правовое и документационное обеспечение организации и прохождения государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации – по нормативно-правовым актам субъекта РФ.

49. Нормативно-правовое и документационное обеспечение прохождения государственной службы в Российской империи, Российской Федерации (или другая страна по выбору) - по нормативно-правовым актам.

50. Нормативно-правовое и документационное обеспечение прохождения государственной гражданской службы (на примере конкретного государственного органа).

51. Нормативно-правовое и документационное обеспечение прохождения федеральной военной службы (на примере конкретного государственного органа).

52. Нормативно-правовое и документационное обеспечение прохождения федеральной правоохранительной службы (на примере конкретного государственного органа).

53. Организационно-правовое и документационное обеспечение управления государственного учреждения (на конкретном примере).

54. Организационно-правовое и документационное обеспечение управления государственного органа (на конкретном примере).

55. Организационно-правовое и документационное обеспечение управления муниципального органа (на конкретном примере).

56. Организация государственной гражданской службы и кадрового делопроизводства в федеральном государственном органе или государственном органе субъекта федерации (на примере конкретного государственного органа).

57. Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования (на примере конкретной организации).

58. Организация информационно- документационного обеспечения деятельности руководителя на основе применения автоматизированных технологий.

59. Организация представительной (законодательной) власти в субъекте Российской Федерации и информационно-документационное обеспечение её деятельности (по нормативно-правовым актам).

60. Организация работы канцелярии государственного учреждения в советский период отечественной истории.

61. Организация работы канцелярии государственного учреждения России XVIII – XIX вв.

62. Организация работы канцелярии государственного учреждения России на рубеже XX – XXI вв.

63. Организация управления документацией за рубежом (по периодам, по странам и т.п.).

64. Организация управления документацией за рубежом (страна по выбору).

65. Организация управления документацией на базе информационных технологий (на примере конкретной страны, либо сообществ стран – Европейского Союза, СНГ и т.п.).

66. Отражение вопросов документационного обеспечения управления в периодических изданиях.

67. Построение современной инфраструктуры организации (на примере конкретной организации).

68. Правительство Российской Федерации (субъекта федерации) и информационно-документационное обеспечение его деятельности.

69. Проблемы автоматизации документационных процессов в отечественной и зарубежной литературе.

70. Проблемы совершенствования государственного аппарата Российской Федерации и его документационного обеспечения.

71. Разработка систем электронного документооборота организации (на конкретном примере).

72. Роль информационного обеспечения управления в реализации концепции «Электронное правительство».

73. Совершенствование документационного и информационного обеспечения управления в условиях применения современных компьютерных технологий (на конкретном примере).

74. Совершенствование документационного обеспечения управления с применением новых информационных технологий (на примере конкретной организации).

75. Сравнительный анализ автоматизированных систем ДОУ.

76. Становление и развитие системы документации (по выбору).

Лекция 1. Современная технология и организация делопроизводства. Оценка современного состояния документационного обеспечения управления (ДОУ).

Курс "Организация и технология документационного обеспечения управления" состоит из двух разделов: "История организации делопроизводства России» и "Современная организация и технология документационного обеспечения управления".

Цель курса - дать студентам представление об особенностях формирования и развития систем национального делопроизводства в различные исторические периоды и ознакомить с теорией и практикой организации современного документационного обеспечения на основе научно-обоснованных принципов и методов его совершенствования.

Задачи курса:

осветить место документационное обеспечение управления в процессах управления;

ознакомить с историей развития системы государственного делопроизводства;

сформировать у студентов рациональные подходы к решению задач организации работы с документами в учреждении;

ознакомить студентов с современными типовыми структурами служб ДОУ;

изучить современные технологии документационного обеспечения управления.

Документационное обеспечение – основа технологии управления

Делопроизводство -отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. .

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в ХVIIв.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется словодело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» В последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ включает следующие основные процессы:

фиксация управляющих воздействий или данных о состоянии дел Организации на официальных носителях, т.е. "документирование " или "производство документов";

своевременное предоставление информации в официальном порядке, т.е. передача документов или "документооборот ";

оперативное и долговременное хранение документов, т.е. "архивное хранение".

Документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, основной целью которой является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в Организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Сегодня ДОУ служит и инструментом эффективного управления, и важнейшим коммуникативным средством во взаимоотношениях госструктур с населением страны, структурами гражданского общества, бизнесом. На наш взгляд, в ходе реформы на общегосударственном уровне необходимо установить единые принципы унификации и стандартизации служб и технологий ДОУ, а также документации – для лучшего взаимодействия органов государственного управления. Особую значимость государственное регулирование в области документационного обеспечения приобретает в связи с применением электронных документов и средств электронных коммуникаций. Рост объемов информации и документации в органах власти выдвигает потребность в постоянном мониторинге и управлении этими процессами со стороны государства.

Новый управленческий орган – Федеральное архивное агентство (см. постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290) в соответствии с решениями по административной реформе функциями по управлению документацией не наделено. За ним закреплена лишь функция согласования примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, а также перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций с указанием сроков их хранения. Как видим, из Положения выпала даже весьма абстрактная задача “развития” делопроизводства. Такое положение вносит неопределенность в перспективы дальнейшего совершенствования ДОУ на государственном уровне. Вместе с тем во всех развитых странах в той или иной форме функции по управлению документацией возложены на соответствующие государственные органы, и такая практика себя оправдывает.

России следовало бы обратить внимание наопыт зарубежных стран. Ведь сегодня, после осуществления административных преобразований, государственная функция управления документацией (ДОУ) впервые за последние три столетия выпала из поля зрения государства. Архивное агентство не может исполнять координирующие, контрольные, надзорные функции в сфере ДОУ. Другому государственному органу данная задача не поручена. Безусловно, такое положение негативно отразится на состоянии ДОУ страны.

Регламентация функций органов государственного управления и процедур их документационного обеспечения позволяет за счет снижения затрат времени на документирование и обработку документов (в среднем с 15–20 мин до 3–4 мин) получить экономию до 40–50% всего времени, затрачиваемого на документационные процессы. Это, в свою очередь, позволит получить прямой экономический эффект в размере не менее 2,5–3,0 млрд руб.

установление единых унифицированных правил и методов ДОУ в государственных структурах независимо от их ведомственной подчиненности;

мониторинг и контроль за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота;

научно-методическая работа в области документационного обеспечения и внедрение наиболее рациональных методов работы с документами в органах управления и государственных организациях;

централизованная разработка типовых регламентов для решения управленческих задач государственных организаций;

обеспечение сохранности документов в органах государственного управления, формирование документальных фондов как информационных ресурсов организаций, установление сроков хранения документов, а также соблюдение законодательно установленных положений о доступе к документам органов управления и организаций;

экспертиза программных и иных информационных средств, применяемых в органах власти и государственных организациях для электронных документационных коммуникаций;

профессиональная подготовка и повышение квалификации специалистов в области ДОУ.

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" 2 , т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив."

Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производство дела - "дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято уже в XVI в. употребляется слово дело как "собрание документов относящихся к какому-либо делу, вопросу" 3 . Впервые в этом понят слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия используется термин "документационное обеспечение управления". Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства, аналогично стал использоваться термин "документацией обеспечение управления", который, по существу, является синониме термина "делопроизводство". Например, в названиях норматива документов "Государственная система документационного обеспечения управления" и "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".

Более широкий термин, применяемый сегодня, - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание создание, ведение и работу с базами данных.

Как сам процесс создания документов, так и организация работ, с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, были «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720 года 4 , "Учреждение для управления губернией" 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были установлен основные принципы работы с документами, действующие сегодня (например, обязательный учет документов, регистрация, контроля, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.).

Нормативно-методические акты по делопроизводству:

Государственная система документационного обеспечения управлен ия. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой заканчивается разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.) 9 .

Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации. - М., .2005.

Новая редакция Инструкции. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности под готовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроль исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1988.

Правила условно можно разделить на две части. В первой (разделы 2-4) детально освещены вопросы делопроизводственные:

требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

порядок формирования дел в делопроизводстве;

организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

порядок выделения документов к уничтожению; 4 подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил (раздел 5-14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не предающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.

Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой ><ми ведомственный) 10 .

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, предприятиях, в учреждениях и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Лекция 2. Организация службы ДОУ. Задачи и функции службы ДОУ.

Организационные формы документационного обеспечения (делопроизводства).

Служба ДОУ: назначение и место в структуре организации

Типовые структуры службы ДОУ в организациях различных уровней управления.

Функции работников службы ДОУ

Нормирование труда работников

Должностной и численный состав персонала службы ДОУ.

Регламентация деятельности службы ДОУ.

1. Документационное обеспечение как функция управления присутствует в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов. По определению, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98, документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности учреждения. Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно обращать особое внимание на организацию деятельности службы делопроизводства и добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.

Для этого, прежде всего, необходимо на организационном уровне решить следующие вопросы:

Выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;

Разработка организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор ее конкретного наименования;

Разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками и их закрепление в соответствующих организационно-правовых документах;

Нормирование труда работников службы делопроизводства;

Определение численного и должностного состава службы делопроизводства;

Выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в Инструкции по делопроизводству;

Рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;

Повышение квалификации работников и культуры работы с документами.

Первый вопрос – выбор оптимальной организационной формы делопроизводства - решается на начальном этапе организации службы делопроизводства. При решении этого вопроса следует исходить из того, что исторически сложилось три основных формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма предполагает осуществление всех операций по обработке документов (от получения документов и их регистрации до отправки документов, формирования дел и их хранения) в одном подразделении - службе делопроизводства.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении и в настоящее время крайне редко используется. Децентрализованная форма делопроизводства применяется только в территориально разобщенных организациях, а также в отдельных подразделениях, работающих со специфической документацией.

с документами ограниченного доступа, которые необходимо отделить от документов открытого делопроизводства.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций в службе делопроизводства, других – в подразделениях. Как правило, служба делопроизводства берет на себя получение и отправку документов, их регистрацию, организацию документооборота, контроль исполнения документов, в то время как создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение осуществляются в структурных подразделениях. Кроме того, при смешанной форме делопроизводства одна и та же технологическая операция (например, регистрация поступающих и отправляемых документов) может осуществляться в службе делопроизводства и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов. Документы, адресованные руководству, регистрируются в службе делопроизводства, адресованные в структурные подразделения в соответствующих подразделениях.

В большинстве организаций используется смешанная форма организации делопроизводства, реже - централизованная форма, хотя, безусловно, последняя обладает рядом преимуществ. Централизованная форма организации делопроизводства позволяет сосредоточить все технические операции по обработке документов в одном подразделении, оставив за другими структурными подразделениями творческую работу с документами, она дает возможность формировать единую базу данных по всем поступающим и создаваемым в организации документам, обеспечивая, таким образом, более надежный поиск документов и соответственно справочную работу по документам. Централизованная форма освобождает структурные подразделения от необходимости формировать исполненные документы в дела и хранить их, поскольку эта работа осуществляется службой делопроизводства. Кроме того, централизованная форма позволяет более эффективно и комплексно использовать средства оргтехники и компьютерной техники для выполнения делопроизводственных операций по обработке документов.

Естественно, что при централизованной форме служба делопроизводства выполняет гораздо больший объем работ, чем при смешанной форме, а это, естественно, требует большего штата работников, а поскольку все дела обрабатываются, формируются и хранятся в службе делопроизводства, то соответственно - и большего количества специальных служебных помещений, предназначенных для обработки документов, формирования и хранения текущего архива организации. В то же время следует иметь в виду, что внедрение современных компьютерных, в частности сетевых технологий обработки документов позволяет создавать единую базу данных по документам организации и при смешанной форме, делопроизводства.

Выбранная форма организации делопроизводства во многом определяет технологию работы с документами, которая закрепляется в инструкции по делопроизводству.

2. Важно подчеркнуть, что в современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы делопроизводства не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов, контролем их исполнения и хранением документов. Служба делопроизводства принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных технологий для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Служба делопроизводства – управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, отдел делопроизводства – самостоятельное структурное подразделение организации, учреждения, предприятия (далее - организация), осуществляющее функцию документационного обеспечения управленческой деятельности (ДОУ) и подчиненное непосредственно руководителю организации. Конкретное название службы делопроизводства выбирается в зависимости от типа организации, ее организационной структуры, места в иерархии органов управления, объема деятельности и других особенностей. В небольших организациях функции службы делопроизводства, как правило, выполняются одним работником-секретарем.

3. Выбор конкретного наименования службы делопроизводства осуществляется одновременно с разработкой организационно-функциональной структуры службы. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит рекомендации, позволяющие выбрать наиболее подходящее наименование службы и ее структуру.

В зависимости от статуса организации, ее целей, задач, количества структурных подразделений и должностных лиц служба ДОУ имеет различные наименования организационных форм, структуру, должностной состав.

Для ДОУ в организациях создают:

управление делами;

канцелярию;

общий отдел;

службу ДОУ или отдел ДОУ.

В федеральных органах исполнительной власти (министерствах, ведомствах) - это управление делами, которое, как правило, имеет сложную структуру. В него входят: секретариат, инспекция при министре, секретариат коллегии, канцелярия.

Секретариат состоит из приемной министра, секретариата министра, приемной и секретариатов заместителей министра. В секретариате готовятся документы к докладу и осуществляется организация работы с документами, поступающими на имя руководства.

Инспекция при министре контролирует исполнение правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра.

Секретариат коллегии отвечает за техническое и документационное обеспечение заседаний коллегии.

Канцелярия состоит из структурных подразделений.

В их состав входят: экспедиция, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, группа контроля, машинописное бюро или компьютерный центр обработки документов, копировально-множительное бюро, телетайпная, центральный архив.

На различных предприятиях - государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - создается отдел документационного обеспечения или канцелярия. Они могут иметь структурные подразделения (сектор, группу), или ведение конкретного участка работы может быть поручено конкретным исполнителям (исполнителю).

В канцелярии или отделе ДОУ создаются подразделения, осуществляющие учет и регистрацию документов, контроль, совершенствования, работы с документами и внедрение технических средств, рассмотрение обращений граждан. В их состав могут быть включены секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

В исполнительных органах власти, местного самоуправления создают общий отдел. Структура общего отдела включает подразделения такие же, как канцелярия. Однако его структура обязательно содержит такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. В протокольном отделе готовятся проекты документов от имени руководства, анализируются документы, подготовленные в структурных подразделениях, его сотрудники осуществляют подготовку заседаний органа управления. Группа (бюро, отдел) осуществляет работу с обращениями граждан. В приемной принимают граждан, которые обращаются с предложениями, заявлениями, жалобами личного характера.

Положительным фактом следует считать включение в структуру службы ДОУ подразделения, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами.

В канцелярии и в общем отделе (отделе ДОУ), а также как самостоятельное подразделение может быть создан секретариат, в который входят все секретари руководителей организации.

Главное условие создания этой службы независимо от ее наименования, которое должно неукоснительно соблюдаться, состоит в следующем: “Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации ".

В министерствах и ведомствах - управление делами. В состав управления делами, как правило, включаются: секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро. Копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив);

На предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации документов, контролю исполнения, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению обращений граждан, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

В исполнительных органах власти (администрациях, мэриях, префектурах и др.) и аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

В организациях, не имеющих в структуре службы делопроизводства, ее функции выполняет секретарь руководителя, в структурных подразделениях - секретарь подразделения или другое специально назначенное лицо.

4. Служба делопроизводства решает два основных комплекса задач:

Обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности и организация работы с документами;

Совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой делопроизводства, определяют ее функции. Обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности решается выполнением следующих функций:

разработка и проектирование фирменных бланков, обеспечение их изготовления;

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования документов;

контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.

Задача организации работы с документами решается выполнением следующих функций:

установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;

регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов организации;

контроль за исполнением документов;

систематизация документов, обеспечение их хранения и последующего использования в управленческой деятельности;

организация работы с обращениями граждан;

обеспечение защиты документной информации.

Задача совершенствования форм и методов работы с документами включает в себя:

разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов по делопроизводству (Инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел и др.);

методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников учреждения, их консультирование по вопросам работы с документами;

Упорядочение документации учреждения, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение исполнительской дисциплины при работе с документами;

постановку задач на разработку или совершенствование автоматизированных информационных технологий, используемых при работе с документами.

5. Нормативы в сфере труда разработаны на основе проведенных исследований и предназначены для многократного использования при определении конкретных затрат труда.

По своему назначению материалы, применяемые для нормирования труда служащих, делятся на:

нормативы времени – регламентированные затраты времени на выполнение единицы нормируемого вида работы или ее элемента в определенных организационно-технических условиях;

нормативы численности – регламентированная численность работников профессионально-квалификационного состава, необходимых для качественного выполнения той или иной функции в определенных организационно-технических условиях;

нормативы централизации работ – регламентированное отношение численности работников аппарата управления к общей численности служащих предприятия по функциям управления или в целом по предприятию;

нормативы управляемости – нормативы числа подчиненных (или обслуживаемых) работников;

нормативы обслуживания – регламентированная численность управляемых (или обслуживаемых) работников (подразделений), которыми в определенных организационно-технических условиях должен управлять (или обслуживать) один работник;

нормативы соотношений численности различных категорий служащих – регламентированная величина, обеспечивающая наилучшее использование нормируемых работников в соответствии с уровнем их квалификации в определенных организационно-технических условиях;

нормированные задания – установленные на основе нормативов времени объемы работ, которые должны выполнять исполнители за определенный календарный отрезок времени с соблюдением установленных требований к качеству результатов труда.

По сфере применения нормативы по труду подразделяются на межотраслевые, отраслевые и местные (применяемые на отдельном предприятии). Межотраслевые нормативы предназначены для нормирования труда работников одинаковых профессий или специальностей, занятых выполнением однородных технологических процессов на различных предприятиях. Эти нормативы разрабатываются для наиболее типичных технологических процессов на одинаковые виды работ с типовыми условиями труда и поэтому являются унифицированными.

Например, для нормирования труда делопроизводственного персонала разработаны и применяются Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (М., 1995).

Укрупненные нормативы времени рассчитаны на выполнение комплекса технологически и организационно связанных между собой трудовых приемов (операций).

Укрупненные нормативы на выполнение отдельных операций рассчитываются по формуле:

В основе нормативов лежат нормы труда, определяющие величину и структуру затрат рабочего времени и являющиеся эталоном, с которым сравниваются фактические затраты времени с целью установления их рациональности. При нормировании труда применяются:

нормы времени;

нормы выработки;

нормы обслуживания;

нормы численности;

нормы управляемости;

нормированные задания.

Если нормативы времени предназначены прежде всего для определения нормы времени на выполнение единицы работы, то нормативы обслуживания, численности предназначены, соответственно, для расчета норм обслуживания и общей численности работающих, выполняющих в течение года определенный объем работы.

При составлении нормативов времени сначала рассчитываются нормы времени на отдельные повторяющиеся операции (работы), затем определяется трудоемкость всех работ – как сумма произведений трудоемкости выполнения отдельных работ на их количество. После этого определяется численность работников.

Лекция 3. Должностной и технический состав работников службы ДОУ. Функциональные обязанности работников службы ДОУ. Нормативная база, регламентирующая организацию и технологию информационно-документационного обеспечения деятельности учреждения.

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ) - совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методические документы по ДОУ разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

Правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;

Правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

Правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

Правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.

Независимо от конкретного наименования службы делопроизводства и ее структуры правовой основой ее деятельности является положение о службе и положения о ее структурных частях, а также должностные инструкции работников, обязательные для каждой организации. Эти документы закрепляют разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками.

Положение о службе ДОУ - правовой акт, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями и учреждениями.

Должностная инструкция - правовой акт, определяющий организационно-правовое положение работника в структуре учреждения и подразделения. его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями.

Положение о службе делопроизводства и положения о ее структурных частях, если они имеются, разрабатываются ее руководителем с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих как работу подразделения, так и организации в целом, и утверждаются руководителем.

Одной из функций службы делопроизводства является выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в Инструкции по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству - правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в деятельности организации. Инструкция по делопроизводству устанавливает единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения документов и их хранения. Инструкция утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников.

Цель инструкции - совершенствование работы с документами, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота и оптимизация управленческого труда.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы. Министерства и ведомства разрабатывают инструкцию по делопроизводству на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. инструкции последовательно отражали все стадииработы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи, в архив.

Инструкция должна включать разделы: общие положения; документирование деятельности (требования к бланкам, оформлению реквизитов документов, оформлению отдельных видов документов); организация документооборота (обработка входящих и исходящих документов, регистрация документов. контроль исполнения документов); организация хранения документов (составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел. передача дел на архивное хранение). Кроме того, в инструкцию целесообразно включить разделы, касающиеся изготовления документов с помощью компьютерной техники; хранения, учета и использования бланков, печатей, штампов: использования факсимильной техники и электронной почты; ксерокопирования и тиражирования документов и некоторые другие. В зависимости от специфики деятельности учреждения, его структуры, порядка прохождения документов, наличия обособленных участковработы, применяемых технических средств других факторов. Инструкция по делопроизводству может дополняться другими разделами, например: документирование работы коллегиальногооргана (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.); оформление писем, направляемых за рубеж и др.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями (образцы фирменных бланков; основных видов документов; классификаторы, регистрационные формы и т. д.).

К нормативно-методическим документам, регламентирующим ДОУ, можно отнести:

Перечень документов со сроками хранения (типовые и ведомственные).

Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. На базе типовых перечней разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы.

Положения о службе ДОУ разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются службой ДОУ или закреплены за другими структурными подразделениями.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.

Если подразделение не имеет внутренней структуры в виде секторов, отделов, групп, бюро и др., раздел "Структура" в положение не включается. Если подразделение имеет внутреннюю структуру, на каждую структурную единицу разрабатывается самостоятельное положение.

Первый пункт «Общие положения» устанавливает точное название службы ДОУ, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта:

«Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением АО и подчиняется непосредственно генеральному директору».

«Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчиняется его начальнику».

В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором – ее вспомогательное значение.

Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы – начальник, завещающий, управляющий; порядок назначения и освобождения от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные, нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем – внутренние организационные и распорядительные.

Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении даются ее описания, условия хранения и использования.

Раздел "Основные задачи" предназначен для формулировки целей, стоящих перед подразделением, иначе говоря, проблем, которые должно решать подразделение.

В разделе "Функции" перечисляются виды работ или виды деятельности, выполняемые подразделением исходя из стоящих перед ним задач.

Для реализации возложенных на нее функций служба делопроизводства наделяется определенным комплексом прав, а за невыполнение функций несет установленную в положении ответственность.

В разделе "Права" перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций. При составлении этого раздела нужно соблюдать те же правила, что и при составлении соответствующего раздела должностной инструкции (см. далее), но применительно подразделению.

Раздел "Ответственность" устанавливает виды ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих функций. Служба делопроизводства несет ответственность за нарушение установленного порядка работы с документами в учреждении, утрату или порчу документов, за несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами, за невыполнение указаний и поручений руководства.

В процессе выполнения функций, возложенных на службу делопроизводства, она взаимодействует с руководством учреждения, всеми функциональными подразделениями и вспомогательными службами и отдельными работниками, службой делопроизводства вышестоящей организации, архивными органами, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам организации и совершенствования работы с документами. В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные связи подразделения; основные документы, создаваемые или получаемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления каком порядке и кем рассматриваются возникающие в работе подразделения разногласия.

Аналогичным образом разрабатываются положения о структурных подразделениях службы делопроизводства: положение о секретариате, положение о протокольном бюро, положение об архиве и т. д.

Наряду с положением о службе делопроизводства и положениями об отдельных ее структурных частях на каждого работника службы делопроизводства разрабатываются должностные инструкции. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы. Они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые работником, занимающим определенную должность иначе говоря, составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работ позволяет сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т. п.

При разработке должностных инструкций для работников службы делопроизводства следует руководствоваться "Тарифно-квалификационными характеристиками по должностям служащих", (утверждены постановлением Минтруда. России от6 июня 1996 г. N32 с последующими изменениями), а также "Рекомендациями по разработке должностных инструкций для должностей государственных служащих федеральных органов исполнительной власти" (письмо Минтруда России от 13 марта 1996 г. №482-BK), если работники службы делопроизводства относятся к категории государственных служащих. Тарифно-квалификационные характеристики издаются также практически ежегодно в виде Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (М.: Минтруд России, 2001).

Тарифно-квалификационные характеристики охватывают основные категории работников управления - руководителей, специалистов, технических исполнителей и устанавливают круг должностных обязанностей, требования к квалификации и образованию, наличию специальных знаний и навыков.

Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы делопроизводства дана в ГСДОУ: общие положения, функции работника; должностные обязанности; права работника; взаимоотношения (связи по должности); ответственность работника, оценка работы.

В случае подчинения службы делопроизводства руководителю учреждения должностные инструкции ее работников утверждает руководитель учреждения или заместитель руководителя по персоналу. Если служба делопроизводства подчиняется одному из заместителей

Лекция 4.Общие принципы и методические основы организации документооборота. Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации.

От четкости и оперативности обработки и движения документе зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

"Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления" 1 называется документооборотом.

Вся документация учреждения делится на три документопотока

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе количестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонале расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность и всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

прием и первичная обработка документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов и отправка.

РОСОБРАЗОВАНИЕ

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра «Документоведение и языковая коммуникация»

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: «организация и технология документационного

обеспечения управления»

На тему: Опыт организации работы с документами за рубежом

Работу выполнила:

Студентка 3 курса

Группы ГДУ-32

Василенко Анастасия

Анатольевна

Работу проверила:

Ватолина Марина

Владимировна

Дата сдачи:

Ростов-на-Дону

Введение ……………………………………………………………………..3

1. Зарубежный опыт стандартизации………………………………………4-11

1.1 История становления и развития международной организации по стандартизации………………………………………………………………4-5

1.2 Современное состояние международной стандартизации в области управления документами…………………………………………………..6-11

2. Опыт организации работы с документами в зарубежных странах……12-20

2.1 Опыт работы с документами в Австралийском союзе……………….12-16

2.1.1 Государственная система стандартизации Австралийского союза..12-13

2.1.2 Архивный фонд Австралийского союза……………………………..14-16

2.1 Опыт работы с документами в Италии………………………………...17-20

3. Анализ современного состояния управления документами в России..21-27

Заключение…………………………………………………………………..28-29

Список использованных источников………………………………………30

Введение

Тема курсовой работы актуальна, потому что изучая опыт организации работы с документами за рубежом можно проследить основные тенденции развития делопроизводства и, анализируя их, применять эти новшества в России.

Цел работы - проанализировать опыт организации работы с документами за рубежом.

Задачи работы:

Изучать зарубежный опыт стандартизации;

Анализировать опыт организации работы с документами в зарубежных странах;

Анализировать современное состояние управления документами в России.

Для написания курсовой работы были использованы:

Нормативно-правовые акты;

Интернет ресурсы;

Периодические издания («Делопроизводство», «Секретарское дело»).

Методами исследования являются: сравнительный анализ, исторический.

1. Зарубежный опыт стандартизации

1.1 История становления и развития международной организации по стандартизации

Международная стандартизация - это совокупность международных организаций по стандартизации и продуктов их деятельности - стандартов, рекомендаций, технических отчетов и другой научно-технической продукции. Таких организаций три: Международная организация по стандартизации - ИСО (ISO), Международная электротехническая комиссия - МЭК (IEC), международный союз электросвязи - МСЭ (ITU).

Международная организация по стандартизации, ИСО (International Organization for Standardization, ISO) - это глобальная сеть, определяющая, какие стандарты требуются для функционирования коммерческих, государственных и общественных организаций. Она официально была учреждена 23 февраля 1947 г.

Основная ее цель сформулирована в Уставе ИСО: “…содействие развитию стандартизации в мировом масштабе для обеспечения международного товарообмена и взаимопомощи, а также для расширения сотрудничества в областях интеллектуальной, научной, технической и экономической деятельности”.

ИСО объединяет 64 страны. ИСО - негосударственная организация: ее члены не являются правительственными делегатами, как, например, в Организации Объединенных Наций. Тем не менее, ИСО занимает особую позицию между государственными и негосударственными организациями. Это происходит оттого, что, с одной стороны, многие из учреждений ИСО являются частью государственных структур в своих странах или находятся под опекой своего государства. С другой стороны, другие члены ИСО являются абсолютно частными, созданными местными союзами промышленных организаций.

О масштабе деятельности организации свидетельствуют следующие факты: свыше 30 тыс. экспертов участвуют в технической работе, которая осуществляется в рамках 187 технических комитетов, 576 подкомитетов, 2057 рабочих групп. Ежегодно в разных странах мира проводятся более 800 заседаний упомянутых выше технических органов. Парк стандартов ИСО превышает 14 тыс. единиц, ежегодно публикуется свыше 800 новых и пересмотренных стандартов.

Международные стандарты ИСО не имеют статуса обязательных ради всех стран-участниц. Любая сторона мира вправе приспособлять либо не приспособлять их. Решение вопроса о применении международного стандарта ИСО связано в основном со степенью участия страны в международном разделении труда и состоянием ее внешней торговли. В российской системе стандартизации нашли применение около половины международных стандартов ИСО .

Таким образом, основная задача международных стандартов - это создание на международном уровне единой методической основы для разработки новых и совершенствование действующих систем качества и их сертификации.

1.2 Современное состояние международной стандартизации в области управления документами

Организационно в ISO входят руководящие и рабочие органы. Руководящие органы: Генеральная ассамблея (высший орган), Совет, Техническое руководящее бюро. Рабочие органы - технические Комитеты (ТК), подкомитеты, технические консультативные группы (ТКГ).

Генеральная ассамблея - это собрание должностных лиц и делегатов, назначенных комитетами-членами. Каждый комитет-член имеет право представить не более трех делегатов, но их могут сопровождать наблюдатели. Члены-корреспонденты и члены-абоненты участвуют как наблюдатели.

Совет руководит работой ISO в перерывах между сессиями Генеральной ассамблеи. Совет имеет право, не созывая Генеральной ассамблеи, направить в комитеты-члены вопросы для консультации или поручить комитетам-членам их решение. На заседаниях Совета решения принимаются большинством голосов присутствующих на заседании комитетов-членов Совета. В период между заседаниями и при необходимости Совет может принимать решения путем переписки.

Совету ISO подчиняется семь комитетов: ПЛАКО (техническое бюро), ПРОФКО (методическая и информационная помощь); КАСКО (комитет по оценке соответствия); ИНФКО (комитет по научно-технической информации); ДЕВКО (комитет по оказанию помощи развивающимся странам); КОПОЛКО (комитет по защите интересов потребителей); РЕМКО (комитет по стандартным образцам).

ПЛАКО (PLACO - Planning Committee) подготавливает предложения по планированию работы ISO, по организации и координации технических сторон работы. В сферу работы ПЛАКО входят рассмотрение предложений по созданию и роспуску технических комитетов, определение области стандартизации, которой должны заниматься комитеты.

ПРОФКО обязан оказывать методическую и информационную помощь Совету ISO по принципам и методике разработки международных стандартов. Силами комитета проводятся изучение основополагающих принципов стандартизации и подготовка рекомендаций по достижению оптимальных результатов в данной области. ПРОФКО занимается также терминологией и организацией семинаров по применению международных стандартов для развития торговли.

КАСКО (CASCO - Committee on conformity assessment) занимается вопросами подтверждения соответствия продукции, услуг процессов и систем качества требованиям стандартов, изучая практику этой деятельности и анализируя информацию. Комитет разрабатывает руководства по испытаниям и оценке соответствия (сертификации) продукции, услуг, систем качества, подтверждению компетентности испытательных лабораторий и органов по сертификации. Важная область работы КАСКО - содействие взаимному признанию и принятию национальных и региональных систем сертификации, а также использованию международных стандартов в области испытаний и подтверждения соответствия. КАСКО совместно с МЭК подготовлен целый ряд руководств по различным аспектам сертификации, которые широко используются в странах-членах ISO и МЭК: принципы, изложенные в этих документах, учтены в национальных системах сертификации, а также служат основой для соглашений по оценке соответствия взаимопоставляемой продукции в торгово-экономических связях стран разных регионов.

ДЕВКО (DEVCO - Commitete on developing country matters) изучает запросы развивающихся стран в области стандартизации и разрабатывает рекомендации по содействию этим странам в данной области. Главные функции ДЕВКО: организация обсуждения в широких масштабах всех аспектов стандартизации в развивающихся странах, создание условий для обмена опытом с развитыми странами; подготовка специалистов по стандартизации на базе различных обучающих центров в развитых странах; содействие ознакомительным поездкам специалистов организаций, занимающихся стандартизацией в развивающихся странах; подготовка учебных пособий по стандартизации для развивающихся стран; стимулирование развития двустороннего сотрудничества промышленно развитых и развивающихся государств в области стандартизации и метрологии.

КОПОЛКО (COPOLCO - Committee on consumer policy) изучает вопросы обеспечения интересов потребителей и возможности содействия этому через стандартизацию; обобщает опыт участия потребителей в создании стандартов и составляет программы по обучению потребителей в области стандартизации и доведению до них необходимой информации о международных стандартах. Этому способствует периодическое издание Перечня международных и национальных стандартов, а также полезных для потребителей руководств: «Сравнительные испытания потребительских товаров», «Информация о товарах для потребителей», «Разработка стандартных методов измерения эксплуатационных характеристик потребительских товаров» и др.

РЕМКО (REMCO - Committee on reference materials) оказывает методическую помощь ISO путем разработки соответствующих руководств по вопросам, касающимся стандартных образцов (эталонов). Так, подготовлен справочник по стандартным образцам и несколько руководств: «Ссылка на стандартные образцы в международных стандартах», «Аттестация стандартных образцов. Общие и статистическое принципы» и др. Кроме того, РЕМКО - координатор деятельности ISO по стандартным образцам с международными метрологическими организациями, в частности, с МОЗМ - Международной организацией законодательной метрологии .

Разработка международных норм и стандартов в сфере информации и документации в ИСО поручена техническому комитету № 46 «Информация и документация», в работе которого принимают участие 34 национальных комитета - члена ИСО, в числе которых и Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии России, Ростехрегулирование.

Этот комитет занимается стандартизацией в области информационной деятельности, издательского дела, деятельности по индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, архивов.

Он имеет в своей структуре четыре подкомитета: подкомитет № 4 «Техническое взаимодействие»; подкомитет № 8 «Качество - Статистика и оценка технических характеристик»; подкомитет № 9 «Идентификация и описание»; подкомитет № 11 «Управление архивами/документами».

Подкомитетом № 11, созданным в целях развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела, разработаны 3 международных стандарта: две части ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документами» (ISO 15489-2001, Information and Documentation - Records management) и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов» (ISO/TS 23081-1:2004 Information and Documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1:Principles) . Стандарт ИСО 15489 регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности. Во второй части стандарта освещаются процедуры управления документами организации в соответствии с принципами, стандартизированными в первой части ISO 15489-1:2001. Этот документ фактически является техническим отчетом, который, согласно правилам ИСО, относится к информационным документам и не имеет статуса стандарта; цель его разработки – предложить одну из возможных методологий внедрения систем управления документами, созданную в организации на базе принципов первой части ISO 15489-1:2001. Данная методология основана на австралийском опыте работы. Вместе с тем следует отметить, что при обсуждении второй части ISO 15489-1:2001 выдвигались предложения заложить в технический отчет несколько вариантов методологий внедрения систем управления документами и тем самым снять противоречия, связанные с национальными особенностями ведения документации и управления документами. Но ввиду сложности и разновариантности этих методологий было принято решение привести в техническом отчете лишь одну версию и отнести работу по выработке необходимой методологии к сфере деятельности национальных органов по стандартизации, управлению документами и архивами .

Поэтому в большинстве развитых стран мира при разработке национального стандарта пристальное внимание уделяется первой части ISO 15489-1:2001, вторая используется как вспомогательный (уточняющий ряд положений первой части) документ .

Стандарт ИСО 23081 посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными .

В марте 2005 г. был опубликован стандарт ИСО 22310 «Информация и документация. Требования к управлению документами, содержащиеся в стандартах» (ISO/DIS 22310, Information and Documentation - Requirements for records/documents management in standards) .

Технический комитет №46 в своей деятельности связан с комитетом № 154 «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении», которым были разработаны такие широко используемые стандарты, как ИСО 8439-1990 «Бланки. Основная схема составления» (ISO 8439:1990, Forms design - Basic layout) и ИСО 8601- 2000 «Элементы данных и форматы обмена данными - Обмен информацией - Представление дат и времени» (ISO 8601:2000, Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times).

Среди стандартов, разработанных ТК № 46, следует отметить международный стандарт ИСО 5127-2001 «Информация и документация - Словарь» (ISO 5127:2001, Information and documentation - Vocabulary), содержащий основные термины и понятия, применяемые в сфере работы с информацией и документацией. Стандарт используется при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивными документами.

Международный стандарт ИСО 2384-1977 «Документация - Оформление переводов» (ISO 2384:1977, Documentation - Presentation of translations) устанавливает правила представления переводов в стандартной форме, что упрощает их применение различными категориями пользователей .

В 2003 году был принят также международный стандарт ИСО 14416-2003 «Информация и документация - требования к переплету книжных, периодических, серийных изданий и других бумажных документов для использования в архивах и библиотеках - Методы и материалы» (ISO 14416:2003, Information and documentation - Requirements for binding of books, periodicals, serials and other documents for archive and library use - Methods and materials) .

Из вышенаписанного можно прийти к выводу что, в настоящее время в области управления документами разработано достаточное количество стандартов, которые позволяют регламентировать управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности, устанавливать правила представления переводов в стандартной форме, что упрощает их применение различными категориями пользователей.

2.1 Опыт работы с документами в Австралийском союзе

2.1.1 Государственная система стандартизации Австралийского союза

Весь опыт Австралии в области документационного обеспечения управления является квинтэссенцией наработок ее специалистов.

Государственная система стандартизации Австралийского союза представлена Стандартами Австралии, организацией учрежденной в 1922. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Австралийского союза достаточно обширна. Вполне правомерно сказать, что Австралия- один из лидеров области. Примером тому может послужить ее национальный стандарт AS 4390-1996, который был взят Международной организацией по стандартизации за основу при разработке ISO 15489:2001, а значит, рекомендован всем странам, чьи национальные органы по стандартизации представлены в ISO, как эталон при создании соответствующих национальных стандартов.

В рамках своей деятельности в ISO Стандарты Австралии обеспечивают работу подкомитета «Управление архивами/документацией», созданного в структуре технического комитета «Информация и документация», формируя его секретариат. Последний ответственен за разработку и внедрении следующих международных стандартов:

ISO 15489-1:2001;

ISO 15489/TR-2:2001;

ISO 22310:2006;

ISO/TS 23081-2:2007

В 2002 г. в Австралии был принят эквивалентный ISO 15489:2001 национальный стандарт по управлению документацией-AS ISO 15489-2002. Его разработкой занимался Комитет по управлению документацией -структурное подразделение Стандартов Австралии. В дальнейшем Стандарты Австралии учредили также Технический комитет по соблюдению нормативных требований в области управления документацией, цель которого –подготовка сопроводительного документа к AS ISO 15489-2002, содержащего практическое руководство по проведению организациями мониторинга и аудита.

Хотя стандарт AS ISO 15489-2002 во многом повторяет содержание стандарта AS 4309-1996, однако между ними есть и ряд существенных различий, касающихся терминологии, структуры, подхода к освещению различного рода вопросов .

Стандарт AS ISO 15489-2002 был разработан и внедрен как международный стандарт, и для обеспечения соответствия его норм принятым в международной практике некоторые термины были изменены.

Стандарт AS 4390-1996 и смежные с ним были пересмотрены, укрупнены и модернизованы, превратившись тем самым в AS ISO 15489-2002. В то время как AS 4390-1996 содержит шесть частей, AS ISO 15489-2002 – две (непосредственно стандарт и вспомогательные материалы технического характера). Соответственно содержащаяся в, AS ISO 15489-2002 информация существенно отличается от представленной в AS 4390-1996, в основном за счет краткости и сжатости. Стандарты Австралии после издания AS ISO 15489-2002 попытались выделить ключевые компоненты AS 4390-1996, не вошедшие в новый стандарт, и опубликовать их в виде приложений, дополнений к текущему нормативно-методическому акту по организации управления документами .

Таким образом, необходимо подчеркнуть, что глобализация, которая помимо прочего характеризуется стандартизацией экономических и технологических процессов очевидно прослеживается и в сфере документационного обеспечения управления. Ярким примером тому служит разработка на основе национального стандарта Австралийского союза AS 4390-1996 международного нормативно-методического акта ISO 15489:2001 и принятие аутентичных стандартов в ряде стран, чьи национальные органы по стандартизации представлены в ISO.

2.1.2 Архивный фонд Австралийского союза

Архивный фонд Австралийского союза представлен сетью профильных органов, ответственных не только за хранение документов Архивного фонда страны, но и за разработку законодательных и нормативных актов в области архивного дела. В эту сеть входят: Национальный архив Австралии, Австралийское общество архивистов и государственные архивы субъектов Федерации.

Национальный архив Австралии был образован в 1961 г., когда Архивное управление Союза отделилось от Национальной библиотеки Австралии. В 1975 г. учреждение было переименовано в Архивы Австралии, а в 1998 г. получило свое настоящее название.

Параллельно менялся и статус Национального архива Австралии. Закон об архивах 1983 г. закрепил за учреждениями функцию обеспечения сохранности документов государственных органов и учреждений. В 2001 Национальный архив Австралии приобрел статус федерального органа исполнительной власти, находящегося в ведении министра по делам культуры и спорта.

Должность руководителя Национального архива Австралии официально звучит как «генеральный директор». Совет Национального архива Австралии был учрежден в соответствии с параграфом 10(1) Закона об архивах 1983. В состав совета входят: сенатор, член Палаты представителей, а также еще 11 человек, за назначение которых ответственен министр по делам культуры и спорта.

В структурном отношении Национальный архив Австралии состоит из пяти отделов: «Доступ и связь», «Консультационные услуги», «Координация на национальном уровне», «Организация работы с документами и их хранение», «Управление правительственной информацией», каждый из которых возглавляет один из заместителей генеральный директор».

Австралийское общество архивистов – общественная организация, которая была образована 1975 г. в связи с нехваткой квалифицированных кадров среди архивных работников.

В функции Австралийское общество архивистов входят:

Воспитание собственных квалификационных кадров, предполагающее проведение специализированных тренингов и семинаров;

Содействие организации хранения документальных материалов Архивного фонда страны, надзор за их использованием надлежащим образом;

Всесторонняя помощь в проведении научных изысканий в области архивного дела;

Публикация и распространение иными способами информации, касающейся организации архивного дела Австралийского союза.

Решение вопросов текущей деятельности Австралийского общества архивистов возложено на совет, члены которого избираются по результатам внутреннего голосования.

Рабочими органами Австралийского общества архивистов являются целевые группы, к которым относятся:

Целевая группа «Архивы организаций»;

Целевая группа «Электронные документы»;

Целевая группа «Проблемы коренного населения»;

Целевая группа «Архивы местных органов исполнительной власти»;

Целевая группа «Архивы школ»;

Целевая группа «Архивы университетов».

Государственный архив штата Виктория учрежден Законом о государственных архивах 1973 г. для отбора, передачи на долгосрочное и постоянное хранение и организация долгосрочного и постоянного хранения документов правительства штатов.

Государственный архив штата Виктория находится в ведении Отдела по культуре департамента премьер министра и кабинета министров.

К компетенции Государственный архив штата Виктория относятся:

Подготовка стандартов, регулирующих процессы создания документов правительства штата;

Консультирование представителей государственных структур по вопросам реализации положений стандартов на практике. Проведение тренингов и семинаров.

Анализируя структурную схему организации Архивного фонда Австралийского союза, можно сделать вывод, что профильные органы являют собой совокупность федеральной государственной организации, федеральной общественной организации и государственных организаций субъектов, и выполняют «триединую функцию»:

Разработчика законодательных и нормативных актов в области архивного дела;

Контролера-ревизора, который призван следить за реализацией их положений на практике;

Образовательной среды .

Итак, Австралийский союз занимает одно из первых мест в мире в разработке стандартов в области делопроизводства и архивного дела, многие стандарты принятые в Австралийском союзе становятся международными, тем самым активно влияю на развитие делопроизводства во всем мире.

2. 2 Опыт работы с документами в Италии

Делопроизводство в современной Италии существует с начала XIX века – с тех времен, когда Итальянские государства находились во власти Наполеоновской Франции. Французское правительство привило Италии классификацию документов и систему регистрации, основные черты которой сохраняются и сегодня. Через четырнадцать лет после образования Итальянской Республики, которое произошло в 1861 году, правительство открыло в Риме – Архивио Централе делло Стато (Центральный Государственный Архив). Расположенный в Риме, Архив хранят документы, изданные центральными административными органами национального правительства Италии. Кроме того, Архив управляет иерархией государственных архивных организаций на всей территории Италии и формирует структуру общегосударственного делопроизводства.

Можно сказать, что современное делопроизводство в Италии началось с издания Королевского указа 1900 года (в документе были изложены основополагающие принципы работы канцелярий и архивных учреждений государственного правительства). Однако лишь в 1963 году сформировалось структура делопроизводства в том виде, в котором она официально существует и сейчас. В это время вышел Декрето дель Президенте делло Република (Президентский указ), определивший основные требования к архивному хранению и делопроизводству, которые, с незначительными изменениями, применяется и по сей день. Рассмотрим суть этих требований.

Итальянская система регистрации была изложена в Королевском указе 1900 года и мало чем отличается от других европейских систем. Каждая категория документов, объединенная общим заголовком или темой соответствует ряду документов в журнале регистрации. Как правило, для каждой категории документов заводится отдельный журнал. Как и в большинстве систем регистрации, каждый документ, поступивший или созданный в канцелярии, подлежит обязательной регистрации в журнал. Зарегистрированные документы последовательно нумеруются; записи входящих и исходящих документов ведутся в журнале раздельно. Факт регистрации документа является официальным подтверждением не только самого существования документа, но и его подлинности.

При регистрации входящих документов в журнале проставляется дата получения, имя отправителя и предмет дела. При регистрации исходящих документов указывается дата создания, адресат и предмет дела. Кроме того, все документы регистрируются в журнале той канцелярии, в которую они поступают.

В европейских канцеляриях обычно используется какая-либо стандартная схема классификации дел в сочетании с журналами регистрации, и Италия в данном случае не является исключением. Королевским указом 1900 года была введена «систематическая классификации по мандатам (поручениям)». Эта стандартная система предусматривает как общие, так и специальные предметные категории, составляющие основу ведения дел в государственных министерствах.

Общие категории дел позволяют классифицировать административные документы, общие для всех или для большинства министерств (такие, например, как личные дела), в то время как специальные категории отражают потребности отдельно взятого министерства, обусловленные спецификой его деятельности. Различные предметные категории составляют иерархию классов и подклассов, каждому из которых присваивается собственный буквенно-цифровой код. Похожая система широко используется в Северной Америке.

Помимо журналов, о которых говорилось выше, в итальянских канцеляриях используется специальная категория журналов регистрации, называемых репорторио . Эти журналы представляют собой перечень всех дел по каждой предметной категории. Индексы к журналам состоят из двух журналов регистрации с алфавитными списками лиц, создавших, отправивших или получивших документы, тогда как в третий журнал заносятся предметные индексы зарегистрированных документов.

Вышедшие из активного пользования документы перемещаются из итальянских государственных ведомств в так называемые «депозитарные архивы» – промежуточные хранилища, представляющие собой сложную общегосударственную систему хранения. Раз в год документы из внутриведомственных архивов направляются в депозитарные архивы, где они хранятся в течение 40 лет с момента поступления. По истечении этого срока документы, имеющие историческую ценность, переводятся в соответствующее архивное хранилище, а все оставшиеся – уничтожаются.

В Президентском указе 1963 года, о коем уже упоминалось выше, определены сроки архивного хранения для всех категорий государственных документов, включая документы правительства, областей и провинций, а также муниципалитетов.

Как уже отмечалось, расположенное в Риме Центральное Архивное Управление осуществляет руководство государственной сетью архивных учреждений, в которую входят Центральный Государственный Архив, Органы архивного надзора, региональные архивы отдельно взятых территорий и провинций и другие организации.

Органы архивного надзора функционируют независимо от государственного архива и решают вопросы регионального уровня в отношении документов, находящихся в собственности частных лиц или организаций .

Итак, делопроизводство в Италии стало развиваться поздно. Большое влияние оказало Французское правительство в таких областях как классификация документов и система регистрации. На сегодняшний день итальянская система делопроизводства мало чем отличается от других европейских систем.

3. Анализ современного состояния управления документами в России

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам .

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Законодательство Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой действует ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она состоит из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов. Она представляет собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.) .

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), -- постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др…., используемые в деятельности:

Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

Предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы».

В настоящее время в области ДОУ можно выделить несколько проблем и путей их решения. Необходимо введение закона о документации.

Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документировние, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего. Для обеспечения унификации необходима разработка новых стандартов.

Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-2003. "УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов". Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций. Обратимся к опыту других стран. В Соединенных Штатах Америки с 1976 г. действует Закон по управлению федеральной документацией. Термин "Управление документацией" означает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение, выдвижение по службе и другие административно-управляющие действия, предполагающие создание документов, их хранение, использование и возможность распоряжения документами. В 1980 г. - принят "Закон о сокращении работы с документами", направленный на создание единой правовой основы в этой области административной деятельности. В системе Национального архива США действует мощное подразделение, которое ведает вопросами управления документацией. Возьмем более близкие нам европейские примеры.

Англия: с 1985 г. действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. При кабинете министров действует второй административный отдел, который совместно с Государственным архивом Великобритании при соответствующей финансовой поддержке Правительства занимается вопросами управления документацией на современном технико-технологическом уровне. В Германии, где, как мы знаем, федерализм возведен в принцип государственного устройства, 21.06.95 правительство одобрило централизованную систему делопроизводства на основании общих правил порядка работы федеральных министерств. Немецкие документоведы и архивисты расценивают этот факт как свою большую победу, которая потребовала долговременных усилий сотрудников и руководителей Бундесархива. Причем этот правовой акт не первый в истории Германии. С 1926 г. действовал "имперский закон о всеобщем порядке делопроизводства", а в 1958 г. был создан "Закон об общем порядке работы федеральных министерств". Интересно, что разработчики современной системы делопроизводства в федеральных министерствах ФРГ одной из главных ее задач поставили создание единых номенклатур дел федеральных министерств и противодействие соблазну через средства современной вычислительной техники отказаться от строгих систематизирующих схем группировки и шифровки документов. Данный перечень мог бы быть продолжен другими примерами из законодательства, например, Чешской республики, где в закон об архивном деле 1994/1997-2002 гг. четко записана обязанность всех организаций, независимо от формы собственности, содержать в порядке документацию, заботиться о ее учете и хранении. Похожая норма записана в аналогичном законодательном акте Белоруссии и др. стран. Можно вспомнить также и опыт Австралии, где впервые в мире в 1996 г. принят Национальный стандарт по управлению документами, в котором содержатся рекомендации по работе с традиционными документами на бумажной основе и с современными электронными документами.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро.

Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей .

Не надо думать, что данные проблемы являются исключительно российскими проблемами. Весь деловой мир озабочен схожими проблемами. Например, английское исследование 1996 г. показало, что почти половина обследованных британских учреждений имеют большие проблемы в сфере информации и документации. В этих учреждениях плохо налажена система поиска нужной документации. 77,6% руководителей разного ранга признались, что они ищут информацию самостоятельно, и лишь 18% обращаются за помощью к помощникам и секретарям. Вряд ли эта ситуацию иллюстрирует эффективное управление .

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Заключение

Нужно отметить, что за рубежом (Европа, США и др.) намного дальше продвинулись в вопросах применения информационных технологий в документационном обеспечении, особенно в вопросах электронного документооборота и применения электронных документов. Это, конечно, первое самое важное отличие. ИСО еще в 2001 г. приняла стандарт по управлению документами (ISO:15489-1-2001); в Европе тоже в 2001 г. была разработана и принята спецификация «Типовые европейские требования к системам электронного документооборота».

Эти факты говорят о том, что в развитых странах не представляют управление документами без применения информационных технологий. Там уже давно не делят делопроизводство на традиционное, как это еще принято у нас, и с применением информационных технологий. У них любое делопроизводство основано на применении современных информационных технологий, другого просто не может быть.

Второе, что нужно отметить, это некоторые специфические подходы к управлению документами, характерные для д елопроизводства Западной Европы и Соединенных Штатов, что, между прочим, нашло отражение в стандарте ИСО-15489, в разделе, устанавливающем требования к процессам управления документами. В стандарте процессы управления документами начинаются не с регистрации документов, а с экспертизы и определения сроков хранения документов. Регистрация у них тоже присутствует, но она не на первом месте. По большому счету в этом противоречия нет, потому что мы тоже определяем сроки хранения документов, но у нас это, как правило, делается после исполнения документа, когда он (или копия) передается в дело на хранение.

Еще одно отличие: одной из функций делопроизводства в России является контроль исполнения документов.. В том виде, как эта функция реализована в российском делопроизводстве, наверное, этого нет нигде. В каждой стране есть своя специфика делопроизводства поэтому можно сказать, что контроль за сроками исполнения документов - это российская специфика.

В настоящее время в области управления документами разработано достаточное количество стандартов, которые позволяют регламентировать управление документами в международной ассоциации по стандартизации любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности, устанавливать правила представления переводов в стандартной форме, что упрощает их применение различными категориями пользователей.

Основная задача международных стандартов - это создание на международном уровне единой методической основы для разработки новых и совершенствование действующих систем качества и их сертификации.

Австралийский союз занимает одно из первых мест в мире в разработке стандартов в области делопроизводства и архивного дела, многие стандарты принятые в Австралийском союзе становятся международными, тем самым активно влияю на развитие делопроизводства во всем мире.

Глобализация, которая помимо прочего характеризуется стандартизацией экономических и технологических процессов очевидно прослеживается и в сфере документационного обеспечения управления. Ярким примером тому служит разработка на основе национального стандарта Австралийского союза AS 4390-1996 международного нормативно-методического акта ISO 15489:2001 и принятие аутентичных стандартов в ряде стран, чьи национальные органы по стандартизации представлены в ISO.

В действующем законодательстве РФ содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста

Список использованных источников

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ

Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления.-М.,1991

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документами»

ИСО 23081-1:2004 «Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов»

ИСО 22310 «Информация и документация. Требования к управлению документами, содержащиеся в стандартах»

ИСО 5127-2001 «Информация и документация - Словарь»

ИСО 2384-1977 «Документация - Оформление переводов»

AS ISO 15489-2002 «Record Managent-General»

Д.В.Волкова.Деятельность международной организации по стандартизации. Делопроизводство.2006 № 2.стр 66-70

А.С. Голотник. Государственная система стандартизации Австралийского союза как индикатор процессов мировой глобализации// Делопроизводство 2007.-№4.стр 66-70

за

рубежом

Опыт

работы

за

рубежом

за

документ

организации

организаций

Мотивация персонала за рубежом
Реферат >> Менеджмент
По созданию соответствующего нормативного документа , вводящего это правило... машинке, счетная работа и пр. В практике нормативно-исследовательской работы за рубежом используются и... интерес опыт крупных западных фирм по организации внутрифирменной систем...
Психолого-педагогическое сопровождение детей со сложными нарушениями развития за рубежом
Контрольная работа >> Психология
... за рубежом 2.1 Организация обучения слепоглухих детей за рубежом (70-80-е годы) 2.2 Организация ... за рубежом . Важно учитывать нетолько опыт , но и ошибки зарубежных специалистов в работе ... обучения слепоглухих и нормативных документов , принятых в конкретном...
Технологии работы с документами ограниченного доступа
Реферат >> Промышленность, производство
Что самые серьезные рубежи защиты охраняемой электронной информации... В начале дела подшивается внутренняя опись документов , содержащихся в нём, в конце... дел. Контроль за работой с документами ограниченного доступа осуществляют руководитель организации , его...
Социальное положение русских иммигрантов за рубежом
Курсовая работа >> Социология
Возложено на специальные организации - национальные службы... комиссий, русскими по документам оказались только 6 тысяч... учебы или работы , но оставшиеся за рубежом . Направления эмиграции... работы в другой стране или недостаточным знанием иностранного языка. Но опыт ...

Нормативная база по управлению документацией за рубежом

Регулирование ДОУ в странах СНГ

Перспективы развития нормативной базы делопроизводства в России

Документационное обеспечение – основа технологии управления

РОСОБРАЗОВАНИЕ

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Мотивация персонала за рубежом

Психолого-педагогическое сопровождение детей со сложными нарушениями развития за рубежом

Технологии работы с документами ограниченного доступа

Социальное положение русских иммигрантов за рубежом